Effectief vergaderen: de checklist
Een belangrijke vergadering op de planning staan? Dan wil je natuurlijk dat zo optimaal en efficiënt mogelijk vergaderen. En natuurlijk dat het zo goed mogelijk verloopt, zonder dat mensen het als onnodig, inefficiënt of zelfs ‘saai’ ervaren. Maar hoe kan je efficiënt vergaderen? Wij nemen je hierin mee zodat jouw vergadering plannen zo goed mogelijk verlopen!
De juiste manier van vergaderen
Vergaderen kan een tijdrovende en soms frustrerende bezigheid zijn, maar het kan ook een productieve en creatieve manier zijn om samen te werken en beslissingen te nemen. Des te belangrijker is het dus om een goede vergaderstructuur aan te houden. Wij helpen je met effectief vergaderen – lees onderstaande checklist!
1. Effectief vergaderen in een goede vergaderruimte
Allereerst is het van belang om een goede locatie te hebben voor je vergadering. Het is dé basis voor de sfeer die er tijdens de vergadering hangt. Belangrijk dus om een locatie te kiezen die mensen stimuleert om te communiceren, maar ook de inspiratie en creativiteit prikkelt. Zo kun je ervoor kiezen om eens niet op kantoor te vergaderen, maar juist eens op een externe locatie effectief te vergaderen. Bij EBC Amsterdam vind je verschillende inspirerende vergaderlocaties waarbij je het meeste uit je vergadering haalt.
En met hoeveel mensen je hier mag vergaderen? Dat hangt af van jouw keuze voor de vergaderlocatie. Wij hebben diverse ruimtes met ieder een uniek design en geschikt voor een verschillend aantal personen. Neem bijvoorbeeld eens een kijkje naar onze Ajax Room. Vergaderen in de buitenlucht? Dan kan dat ook in een Franse binnentuin – onze vergaderruimte Tuinhuis. Alles om zo efficiënt mogelijk te vergaderen!
2. Stel een vergader agenda op
Een vergadering zonder agenda is als een schip zonder kapitein. Ben jij de verantwoordelijke voor de vergadering? Zorg er daarom voor dat je voorafgaand aan de vergadering een duidelijke agenda opstelt en deze naar alle deelnemers stuurt. Hierin vermeld je alle agendapunten voor de vergadering die besproken worden, zodat alle deelnemers goed op de hoogte zijn van de inhoud en gedachte achter de vergadering.
3. Zorg voor een goede voorbereiding
Niets is vervelender dan een vergadering waarbij deelnemers niet goed voorbereid zijn. Zorg er daarom voor dat alle deelnemers aan de vergadering de agenda en de benodigde documenten goed hebben doorgenomen voordat de vergadering begint. Zo is iedereen goed voorbereid voor de vergadering en wordt de tijd efficiënt benut. Ook levert dat een effectievere vergadering op.
4. Voldoende interactie
Een effectieve vergadering is een vergadering waarbij alle deelnemers actief deelnemen. Als slechts één persoon de hele tijd aan het praten is, dan is de concentratie al snel weg. Zorg daarom voor voldoende interactie door deelnemers ruimte te geven om vragen te stellen, opmerkingen te maken en hun eigen visie te delen. Zo verzamel je ook diverse perspectieven en vorm je daarmee sterkere beslissingen.
5. Maak afspraken en volg deze op
Na afloop van de vergadering is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken en deze vast te leggen. Dit kunnen actiepunten, deadlines of beslissingen zijn. Zorg ervoor dat deze afspraken worden vastgelegd en dat de verantwoordelijke personen deze opvolgen.
6. Houd vergaderen leuk!
Een vergadering klinkt misschien ietwat ‘saai’, maar dat hoeft het helemaal niet te zijn. Je kunt het leuk houden door een goede sfeer te creëren en het niet zo’n lading te geven. Geef deelnemers het gevoel dat ze open kunnen communiceren, in plaats van het heel streng en zakelijk te houden. Zo heeft dat positieve invloed op de dynamiek én leidt het tot een leuk en efficiënt vergaderen.
Door deze tips te volgen kun je vergaderingen effectiever maken en het beste uit je vergaderingen halen. Vergeet niet dat een goede vergadering begint met goede voorbereiding en dat het belangrijk is om afspraken vast te leggen en op te volgen. Maar bovenal: vergeet niet om plezier te hebben tijdens het vergaderen!
