Heisessie organiseren: zo wordt het meer dan een dagje weg
Afgelopen voorjaar zat er een managementteam van zes personen in ons Tuinhuis: telefoons in de tas, deur dicht, één vraag op het whiteboard. Aan het eind van de dag zei de directeur: “We hebben in zeven uur meer besloten dan in het afgelopen halfjaar.” Dat is geen kwestie van een leuke locatie prikken en hopen dat het gesprek vanzelf ontstaat. Het verschil zit in wat je met die dag doet, en dat is precies waar dit stappenplan over gaat.
Wat is een heisessie?
Een heisessie is een werkdag buiten de eigen kantooromgeving waarop een team afstand neemt van de dagelijkse operatie om over de grote lijnen na te denken: strategie, samenwerking, plannen voor het komende jaar. De naam verwijst naar de hei, waar bedrijven traditioneel naartoe trokken voor bezinning.
Of je nu daadwerkelijk naar de hei gaat, of alleen afstand neemt van de eigen werkomgeving, tijdelijk wegstappen van kantoor haalt je team uit vaste patronen. In dezelfde vergaderzaal komen dezelfde antwoorden naar boven; een andere ruimte maakt ruimte voor andere ideeën en stimuleert creativiteit. En dat is precies wat je nodig hebt als de grote vragen op tafel liggen.
Hoe organiseer je een heisessie?
Een heisessie organiseer je in vijf stappen: bepaal het doel, nodig de juiste mensen uit, kies een locatie die afstand geeft, bouw het programma op in blokken en leg de uitkomst dezelfde dag vast. De kunst zit niet in één van die stappen, maar in de samenhang ertussen. Hieronder loop je ze één voor een door.
1. Bepaal het doel en maak het klein
“Nadenken over de toekomst” is geen doel. “Kiezen welke twee markten we volgend jaar prioriteit geven” wel. Hoe scherper de vraag, hoe concreter de uitkomst. Kies maximaal twee hoofdonderwerpen voor één dag. Een goed onderwerp uitdiepen, afwegen en tot een besluit brengen kost al snel een dagdeel. Wie er drie of vier op de agenda zet, blijft overal aan de oppervlakte en gaat met halve keuzes naar huis.
2. Nodig de juiste mensen uit
Een heisessie werkt het best met een groep waarin iedereen aan het woord komt. Drie tot acht deelnemers is ideaal. Wordt de groep groter, dan krijg je toehoorders in plaats van deelnemers.
3. Kies een locatie die afstand geeft
Afstand is een gevoel, geen aantal kilometers. Een heisessie hoeft dus niet aan de andere kant van het land, op de hei. Ons Tuinhuis biedt plek aan groepen tot 20 personen en heeft een smartboard voor de werkvormen. Het grenst direct aan de Franse binnentuin, het best bewaarde geheim van Amsterdam. Je zit op vijf minuten lopen van Centraal Station en toch in volledige rust. Zo combineer je afzondering met bereikbaarheid voor het hele team.
4. Bouw het programma op in blokken
Begin de ochtend met terugkijken en analyseren, gebruik de middag voor keuzes en concrete plannen. Plan per blok maximaal negentig minuten en wissel zittende discussies af met staande werkvormen bij het whiteboard. En plan echte pauzes in. Loskomen van het onderwerp doet vaak meer dan er langer op doorgaan. Daarbij vallen kwartjes niet zelden als je even níet met het vraagstuk bezig bent.
5. Leg de uitkomst dezelfde dag vast
Sluit af met een half uur waarin je besluiten, eigenaren en deadlines vastlegt. Een heisessie zonder vervolgacties is binnen twee weken vervlogen. Stuur de afspraken de volgende ochtend rond, voordat de waan van de dag het overneemt.
Werkvormen die op een heidag goed werken
Een goede werkvorm structureert het gesprek zonder het plat te slaan. Hieronder lees je drie werkvormen die voor de meeste heidagen werken:
SWOT-analyse op het whiteboard. Breng in de ochtend sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen samen in beeld. Ideaal om met het hele team hetzelfde vertrekpunt te delen voordat je keuzes maakt.
Brainwriting in stilte. Iedereen schrijft eerst individueel ideeën op, pas daarna bespreek je ze. Zo dragen ook de stillere denkers bij en overstemt de hardste stem niet meteen het gesprek.
Omgekeerde brainstorm. Draai de vraag om: “hoe maken we dit probleem juist groter?” Dat trekt vastgeroeste discussies los en legt blinde vlekken bloot die in een gewone brainstorm blijven liggen.
Kies er maximaal twee per dag en houd het simpel. De vorm moet het gesprek dienen, niet andersom.
Waarom een heisessie in de stad verrassend goed werkt
Een heisessie in Amsterdam werkt verrassend goed voor teams uit de regio, omdat je geen reistijd verliest die van je programma afsnoept. Een groot voordeel: je bent er zo, en de hele dag blijft over voor het werk dat telt.
Bij een heisessie denken de meesten aan afzondering en natuur, ver van de bewoonde wereld. Toch levert een grachtenpand precies die rust, maar dan zonder de reistijd. Je vergadert in een zeventiende-eeuws grachtenpand met hoge plafonds en ramen op de gracht, een omgeving die vanzelf tot rust en aandacht maant. Onze receptie ontvangt je gasten, de techniek staat klaar en de lunch wordt verzorgd. Wil je de opties naast elkaar leggen, bekijk onze bijzondere vergaderlocaties in Amsterdam.
Jouw heisessie begint bij de juiste ruimte
Een goede heisessie vraagt om focus, afstand en een omgeving die het gesprek beter maakt. Bij EBC Amsterdam regelen we alles eromheen: een afgezonderde ruimte, werkende techniek, verzorgde catering en een team dat meedenkt. Zo kun je je volledig richten op de vragen die ertoe doen, terwijl de praktische kant vanzelf loopt. Je huurt bij ons een vergaderruimte die past bij de groepsgrootte en het doel van je dag.
Benieuwd of het Tuinhuis, met plek voor groepen tot 20 personen en de rust van de binnentuin ernaast, bij jouw team past? Plan een bezichtiging of bel ons op +31 (0)20 520 7500. We denken graag met je mee.
